Automatisierung
Prozesse automatisieren und mehr Zeit haben
Kundendaten abtippen, Statusmeldungen verschicken und Termine vorbereiten kosten jeden Tag Zeit. Ich verbinde Ihre Programme, damit wiederkehrende Schritte automatisch laufen.
Typische Probleme
- Sie kopieren dieselben Kundendaten aus Nachrichten in Tabellen und andere Programme.
- Ein Termin ist gebucht, aber Sie müssen Kundendaten und Unterlagen noch von Hand zusammensuchen.
- Kunden fragen nach ihrem Auftrag, weil niemand Zeit für eine kurze Statusmeldung hatte.
- Nur eine Person weiß, welche Angaben zwischen den Programmen übertragen werden müssen.
Was dazugehört
- Gemeinsam prüfen, welche wiederkehrenden Aufgaben sich sinnvoll automatisieren lassen
- Ihre vorhandenen Programme verbinden, soweit eine Anbindung möglich ist
- Klare Regeln festlegen und wichtige Entscheidungen bei Ihnen lassen
- Abläufe mit typischen Fällen testen und verständlich erklären
Anfragen direkt in Excel
Eine Anfrage von Ihrer Website landet mit Kontaktdaten und Anliegen in Ihrer Tabelle. Sie müssen nichts aus dem Postfach abtippen.
Kunden über fertige Aufträge informieren
Sie setzen den Auftrag auf fertig. Ihre Kundschaft erhält automatisch eine Nachricht zur Abholung oder zum nächsten Schritt.
Gebuchte Termine vorbereiten
Nach einer Terminbuchung werden ein Kundenordner und eine passende Checkliste angelegt. Die Angaben aus der Buchung liegen für die Vorbereitung an einem Ort.
Ablauf
- Wir schauen uns Ihre wiederkehrenden Aufgaben und die verwendeten Programme an.
- Ich verbinde die passenden Programme und lege fest, welche Schritte automatisch laufen.
- Wir testen den Ablauf. Sie erhalten eine Einweisung und wissen, was bei Ausnahmen zu tun ist.
Ist Automatisierung dasselbe wie künstliche Intelligenz?
Automatisierung führt festgelegte Schritte aus, etwa Kundendaten übertragen oder eine Bestätigung versenden. Künstliche Intelligenz hilft zusätzlich beim Verstehen und Einordnen von Texten. Je nach Aufgabe können sich beide ergänzen.
Muss ich meine Programme wechseln?
Möglichst nicht. Ich prüfe zuerst, ob sich Ihre vorhandenen Programme verbinden lassen. Falls eine Anbindung fehlt, besprechen wir eine passende Alternative.
Wie viel Zeit kann ich damit sparen?
Das hängt davon ab, wie oft eine Aufgabe anfällt und wie aufwendig sie heute ist. Wir schauen zuerst auf häufige Handgriffe und vergleichen den bisherigen Aufwand mit dem geplanten Ablauf.
Was kostet eine Automatisierung?
Der Aufwand hängt von den Programmen, den gewünschten Schritten und möglichen Ausnahmen ab. Sie erhalten vorab ein Angebot. Mögliche laufende Kosten für verwendete Dienste besprechen wir ebenfalls.
Was passiert, wenn ein Ablauf nicht mehr funktioniert?
Ich teste die Abläufe vor der Übergabe. Wir legen fest, wie Fehler erkannt und Aufgaben bei Bedarf von Hand erledigt werden. Eine laufende Betreuung mit regelmäßigen Prüfungen können wir zusätzlich vereinbaren.